ALBA : Information zur Verarbeitung personenbezogener Daten

Datenschutzhinweise für Aktionäre im Hinblick auf die Datenverarbeitung für Zwecke

der Hauptversammlung gem. Art. 13 und 14 DSGVO

Mit diesem Informationsblatt möchten wir Sie als betroffene Person über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, insbesondere Name, Geburtsdatum, Adresse, Aktienanzahl, Be- sitzart der Aktie, ggf. Bevollmächtigungen (folgend "Daten") bei der ALBA SE im Zusammen- hang mit der Hauptversammlung am 25. Juni 2024 informieren sowie über Ihre diesbezüglichen Rechte unterrichten.

1. Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortlicher im Sinne der EU Datenschutz-Grundverordnung (folgend "DSGVO") für die nachfolgend beschriebene Datenverarbeitung ist ALBA SE, Stollwerkstraße 9a, 51149 Köln.

2. Zweck, Rechtsgrundlage und Dauer der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten, im Zusammenhang mit der Hauptversamm- lung, erfolgt zu dem Zweck, die Anmeldung und Teilnahme der Aktionäre an der Hauptver- sammlung (z.B. Prüfung der Teilnahmeberechtigung) abzuwickeln und den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung (einschließlich Erteilung und Wi- derruf von Vollmachten) zu ermöglichen.

Sofern ein Aktionär verlangt, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt werden, wird die Gesellschaft diese Gegenstände unter Angabe des Namens des Aktionärs bei Vorliegen der Voraussetzungen gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften bekannt machen. Ebenso wird die Gesellschaft Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären bei Vorliegen der Voraus- setzungen gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften unter Angabe des Namens des Aktionärs im Internet veröffentlichen.

Die personenbezogenen Daten eines Aktionärs werden ebenfalls verarbeitet, wenn dieser Fra- gen auf der Hauptversammlung einreicht oder Wiederspruch gegen Beschlüsse der Hauptver- sammlung einlegt.

Datenschutzrechtliche Grundlage ist die gesetzliche Verpflichtung zur Verarbeitung der perso- nenbezogenen Daten gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO in Verbindung mit §§ 118 ff., 121 ff., 129 ff., 133 ff. AktG, §§ 17 ff. Satzung der ALBA SE.

Die Daten von teilnehmenden Aktionären können von anderen Aktionären und Hauptversamm- lungsteilnehmern während der Versammlung sowie von Aktionären bis zu zwei Jahre danach eingesehen werden (§ 129 Abs. 4 AktG).

Vollmachten an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sind drei Jahre auf- zubewahren (§ 134 Abs. 3 S. 5 Hs. 1 AktG).

Daten, die im Rahmen der Anfertigung von notariellen oder privatschriftlichen Niederschriften verarbeitet werden, bleiben solange gespeichert, wie dies gesetzlich geboten ist oder die ALBA SE ein berechtigtes Interesse nachweisen kann (§§ 130 Abs. 1 S. 2, 131 Abs. 5, 245 Nr. 1 AktG).

3. Ihre Rechte als Betroffener

Ihnen stehen grundsätzlich die Rechte auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO) oder Löschung (Art. 17 DSGVO) Ihrer personenbezogenen Daten sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) zu. Ferner können Sie die Einschränkung der Da- tenverarbeitung (Art. 18 DSGVO) verlangen und Widerspruch (Art. 21 DSGVO) gegen die Ver- arbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einlegen.

4. Widerruf der Einwilligung

Sofern die Erhebung oder Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf einer Einwilligung beruht, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Recht- mäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt im Falle des Widerrufs unberührt.

5. Beschwerderecht bei Aufsichtsbehörde

Ihnen steht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu. Sie können sich auch an die Datenschutzbehörde an Ihrem Wohnort wenden, die Ihr Anliegen dann an die zu- ständige Behörde weiterleiten wird.

6. Empfänger oder Kategorie von Empfängern

Im Rahmen der Verarbeitung werden Ihre personenbezogenen Daten an andere Empfänger außerhalb der ALBA SE übermittelt.

Die von uns mit der Durchführung der Hauptversammlung beauftragten Dienstleister (AAA HV Management GmbH, Am Stadion 18-24, 51465 Bergisch Gladbach), verarbeiten Ihre Daten ausschließlich nach Weisung der ALBA SE als sogenannte Auftragsverarbeiter.

Die beauftragten Dienstleister haben der ALBA SE geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutze Ihrer Daten vertraglich zugesichert. Die konkreten Maßnahmen sind Bestandteil des Auftragsverarbeitungsvertrags zwischen den Dienstleistern und der ALBA SE.

7. Quelle der personenbezogenen Daten

Die von Ihnen verarbeiteten Daten erheben wir grundsätzlich bei Ihnen selbst oder erhalten diese durch Ihre Bevollmächtigten.

8. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Bei Fragen können Sie sich auch jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten unter

ALBA Management GmbH

z. Hd. Datenschutzbeauftragter Knesebeckstraße 56-58 10719 Berlin

oder

[e-mail]

wenden.

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